Aprender a emprender

Gestión de proyectos

9. Ideografía de control de proyectos

La representación de la información en la gestión de proyectos es de importancia mayúscula, más concretamente su visualización aporta una imagen a la información representada, que hace que las tomas de desiciones se den con una vista panorámica amplia. Su utilidad es incuestionable, dado la importancia para dar seguimiento a procesos de desarrollo de tareas estratégicas dentro de un proyecto. La planificación descrita en forma de ideografía, es decir, mapas conceptuales significativos de control, proporcionan la visión global del proyecto, reduciendo la abstracción del mismo. Para ello los instrumentos consolidados son el diagrama de Gantt, diagrama de Hitos, diagrama de redes, ruta critica, estructuras de trabajo BreakDown, redes petri y el modelo IDEF0; los puede haber jerárquicos y estructurales.

Planificar, controlar y dirigir proyectos, pasa por distribuir tareas secuenciales que incluyen logística, recursos humanos, entregables parciales, intercambio de información, conseguir metas y controlar los atributos de los entregables. Los modelos gráficos ya mencionados, son diagramas que trazan conceptuales y acciones proyectadas, el más conocido de ellos es el diagrama de Gantt.

9.1 El Diagrama Gantt

Henry L. Gantt (1861-1919) en apoyo a la construcción de barcos de guerra para la I Guerra Mundial fue quien desarrolló la idea de diagramas de barras, que dividen en unidades pequeñas el sistema global de desarrollo, a su vez distribuyen en el tiempo las tareas. A estas estimaciones en forma gráfica se le conoce hoy como Diagrama de Gantt. Este diagrama en resumen es un modelo de barras horizontales atravesadas por una linea temporal o calendario. Las acciones de las tareas en diagramas, descomponen la complejidad de hacer manejable en términos de tareas simplificadas y concretas, en una división de representación de planificación y seguimiento. La descomposición de actividades se realiza mediante el modelo WBS, por sus siglas en inglés Work Breakdown Structure. Las tareas son divididas en muchas ocasiones por disciplinas involucradas y unidades lógicas secuenciales para la integración de lo proyectado. 

Figura 9.1 Notación en los diagramas de Gantt.

En la Figura 9.1, podemos observar que las acciones son una barra rectangular horizontal, dentro de un conjunto de barras agrupadas con extensiones temporales de una misma escala pero con diferente magnitud. Las barras representan actividades o tareas con un intervalo de tiempo y con claridad de la secuencia dentro del proyecto global. La planificación permite anticipar retrasos y progresos reales respecto a los contemplados. Representa una forma de monitor, este método de Gantt se emplea para planear y posteriormente dar seguimiento de los compromisos. Su empleo garantiza alcanzar en tiempo y forma lo proyectado, mejora el control de riesgos y optimiza la programación de la inversión. Es una herramienta que comunica al patrocinador y al equipo de tareas el estatus temporal de la gestión de proyectos.

En cuanto a su forma geométrica, el diagrama de Gantt es una tabla bidimensional que lista los hitos en forma de barras escaladas en tiempo. En este diagrama se construye, ordenando un grupo de tareas o actividades relacionadas en un orden de secuencias seriales y paralelas comenzando y concluyendo en fechas determinadas. 

De este modo, el diagrama de Gantt es una especie de escalera no simétrica en sus escalones. Es un calendario ideal que será confrontado con la realidad del avance planificado, se puede ver en la Figura 9.2, su arquitectura. Los rombos de la Figura 9.2, son los Hitos de un diagrama de flujo, de modo que se justifican en la dependencia y ordenamiento lógico de ejecución de tareas. Los Hitos son la cadena de razón lógica que explica el flujo de actividades en términos de condicionantes lógicos.

Figura 9.2 Diagrama de Gantt.

De este modo, el diagrama es el de una escalera de barras donde la planificación responde a actividades y un calendario ideal. Los diagramas de Gantt los hay solo con barras y otros que incluyen los hitos, u operadores lógicos del flujo del seguimiento del avance del proyecto. El diagrama de Hitos lo analizaremos más adelante. La necesidad de fusionar Hitos con el diagrama de Gantt se da por dar más énfasis a la lógica secuencial de las actividades entre el inicio y el final del proyecto. En los diagramas están las tareas clásicas como informes, entregables y retroalimentaciones de control. La tabla es un flujo de actividades lógicas dependientes y paralelas.

Figura 9.3 Posibles secuencias lógicas en diagrama de Gantt

A partir de la Figura 9.3, podemos ver al diagrama de Gantt como una forma visual del tiempo, de las actividades y los modos de pensar una planificación del proyecto. La lógica presente en las relaciones entre tareas o actividades en el diagrama de Gantt, al director de proyecto le es más fácil dar seguimiento, justificar hitos que en un primer momento no fueron considerados e informar del avance al patrocinador y a los clientes. Y es en el seguimiento que se agrega a una barra para indicar entre el tiempo de actividad teórico y el real, así lo indica la Figura 9.4.

El diagrama moderno de Gantt es una fusión entre el original de Henry Gantt y el de Hitos. Este último se basa en identificar los sucesos clave del proyecto, en vez de las actividades distribuidas en el tiempo. Los Hitos están allí para acciones correctivas necesarias para evitar claudicar en el proyecto. 

Figura 9.4 Diagrama de Gantt de seguimiento.

9.2 Diagrama de Hitos

No existe un estándar de símbolos para los Hitos, se emplearon en su comienzo los de la siguiente figura. 

Figura 9.5 Notación de Hitos.

Los Hitos o Milestone también son llamados eventos. Los eventos son casos planificados necesarios para el éxito del proyecto. Cumplir con los entregables de cada etapa, no quiere decir que de manera integral se realizaron las actividades necesarias para el evento. Sin embargo, el diagrama de Hitos no incluye la evaluación de actividades, es más describir las fechas claves de un histórico necesario para el proyecto, como entrega de documentación u otros entregables, fechas de fases de proyecto o finalización integral de actividades. 

Figura 9.6 Modelo de un diagrama de Hitos.

El diagrama de Hitos representa eventos claves, contrario al del Gantt que representa actividades. Ademas, el diagrama de hitos sobre todo es importante en proyectos en que es prioridad cumplir en forma y tiempo los entregables, por lo que las holguras de tolerancia son mínimas. Esta claro es que el diagrama de Hitos fusionado con el de Gantt son instrumentos de planificación de uso cotidiano en la gestión de proyectos.

9.3 Diagrama de Redes

Leonard Euler para un problema de encontrar el mejor camino al cruzar puentes y volver al punto de inicio desarrolló la matemática conocida como teoría de grafos. Para 1920, esta técnica de planificación se empleó con éxito para el caso donde los proyectos abordan complejidades representadas por muchos caminos con restricciones e independencia. La teoría de Grafos o Redes, aporta a la gestión de proyectos una forma de análisis y planificación que representa a los proyectos. 

Si bien una actividad es una tarea específica necesaria en el proyecto que implica recursos y tiempo. Un evento es el resultado de completar una o más actividades cuya duración en tiempo es cero, es determinada con un punto en el tiempo. Una red es la combinación de todas las actividades, eventos y sus relaciones entre ellos para formar un diagrama de red.  

La notación implica crear nodos y ramas de flechas interconectados:

(AoN) Actividad sobre nodo. Las actividades son nodos, estos a la vez están conectados por líneas que representan relaciones o dependencias secuenciales de actividades. 

(AoA) Actividad sobre eventos. Las actividades en esta red son flechas de interconexión que convergen y divergen de nodos que son los eventos. 

Saber entre cual de los dos modos de red emplear es una suerte de que es lo que se desea en análisis o gestión de proyectos. Para construir una red AoN, se emplea la lista de actividades y eventos, se intenta terminar la relación de dependencia entre ellas ensayando una red. La lógica de las actividades es de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo. Las actividades se mostraran en una lógica secuencial, destacando sus dependencias inmediatas. En la figura siguiente puede verse este proceso, donde las líneas puntuadas son solo una actividad administrativa de comunicación de información.

Figura 9.7 Diagrama de red AoN.

Cada paso entre actividades es un camino crítico o path, la suma de las actividades en un camino en la red hasta un nodo especifico. Además, la red permite que el equipo de desarrollo pondere la importancia de cada una de las tareas a su responsabilidad respecto a los caminos críticos necesarios para el éxito del proyecto. 

9.4 Rutas o path críticos 

En la búsqueda de planificar óptimos caminos para los fines militares, el Ingeniero Slagle en 1956, desarrolló una herramienta de análisis basada en estimar tiempos dentro de grafos para el análisis de tiempos de un proyecto, y determinar el espacio de tiempo óptimo de un proyecto. Esta consiste en estimar individualmente el tiempo por actividad, observando relaciones y dependencias permitiendo intervenir ante una crisis en las tareas. Las rutas están orientadas a eventos o actividades de acuerdo al grafo empleado. 

En caso de una red orientada a eventos, las actividades deben ser claras en la forma que crean la red y convergen en eventos. Los caminos críticos son la duración óptima y la peor duración. Con estos parámetros es posible definir el camino como una secuencia lógica de actividades, mostramos un ejemplo en la siguiente figura, formada con 9  tareas y 2 hitos en los extremos de la red. La línea roja muestra un camino crítico marcado con un cuadro negro la rama indicada. Con este diagrama se pueden controlar las exigencias de tiempo para las actividades. Del mismo modo, se puede hacer con una ruta AoN como se muestra en la Figura 9.9.

Figura 9.8 Diagrama orientado a eventos.

Figura 9.9 Diagrama crítico orientado a actividades.

9.5 Estructura Work Breakdown

Ya para 1970, la complejidad de los proyectos militares de alta tecnología exigieron subdividir los proyectos de complejidad sin igual. Se creo WBS o Work Breakdown como herramienta para la división del trabajo que por extensión de tareas o tiempo requieren de esa división para ser eficientes. Esta estructuración WBS gestiona lo global haciendo en pequeños proyectos una división de las direcciones de proyectos. Independiza las responsabilidades, integra etapas de proyectos, permite planificar costos y evaluar progresos más puntuales.

WBS es un árbol de datos para obtener un producto final. Proporciona una subdivisión manejable del proyecto en cuanto a sus entregables. Se integra con datos de matices de responsabilidades, análisis de riesgos, estructura organizacional, coordinación de objetivos, seguimiento y control. El proyecto se descubre en función de sus competentes. La división de tareas se divide en 6 niveles:

El nivel I es el programa transversal al conjunto de proyectos. En el nivel II son los proyectos individuales. En el nivel III son las tareas o actividades que integran al proyecto. Los niveles V y VI son las subtareas de trabajo. WBS es una herramienta que clarifica la relación global del programa de desarrollo de una empresa, permite más eficientemente administrar los recursos humanos, materiales y financieros. Además, WBS da un seguimiento paralelo a los proyectos del programa transversal. 

Figura 9.10 Ejemplo de un diagrama WBS.

Los diagramas WBS son en forma de árbol, cuyas divisiones pueden relacionarse con la estructura de producción de una empresa, donde cada bloque pueden ser divisiones de desarrollo con proyectos específicos. Cada bloque es un modo de dividir los elementos de distintas etapas de desarrollo para un proyecto global de mayor complejidad. Cada división integra metas, Hitos, actividades y objetivos comunes al programa principal. El modelo WBS está diseñado para que los proyectos se realicen por equipos independientes, administrando equipos diferentes se integran de manera global los proyectos para una causa común. 

9.6 Modelo IDEF0

El IDEF0 es un diagrama orientado a comunicación de información estructurada en un sistema de cinco piezas típicas: función, entradas/salidas, control y mecanismos. A través de estas piezas se construye un diagrama en forma de raíces por niveles. Las funciones son cajas de entrada y salida de actividades y acciones. Las entradas/salidas son entregables para maquilado o como resultado de la actividad; a su vez, herramientas y mecanismos se implementan para el control. En si es un diagrama de varios diagramas de flujo con lazos de control. Muy empleados en la ingeniería industrial. 

Figura 9.11 Ejemplos de diagramas y unidades gráficas del modelo IDEF0.

En resumen, la representación gráfica de la planificación reduce la abstracción de los componentes de los proyectos. Se dan en forma jerárquica o estructural. La jerárquica es un modo de dividir por niveles detallados la importancia secuencial de actividades y controles proyectados. La estructurada, es una diagramación de las tareas de gestión de una semántica descriptiva en modos de desarrollar los objetivos. Las herramientas de diagramas constituyen una visión general para el horizonte ideal de realizar un proyecto. Representa, una herramienta de planificación que reduce la incertidumbre en la gestión de proyectos. Los diagramas involucran a los elementos más significativos de la gestión de proyectos, adaptándolos a la metodología y necesidades de cada proyecto. Sin duda el éxito en los proyectos es sinónimo de incluir objetivos, estructuras, organización, planificación, presupuesto, comunicaciones e informes  objetivos. La propia naturaleza compleja del avance del avance de un proyecto, hace necesarias las herramientas de visualización panorámica de la gestión de proyectos.